Cité des Congrès de NANTES

  1.CHAMP D’APPLICATION DES CGV

Les présentes conditions générales de vente (ci-après « CGV ») s’appliquent de plein droit sans restriction, ni réserve à l’ensemble des exposants (ci-après les « Exposants ») sollicitant leur admission au Salon City Healthcare 2023 (ci-après le « Salon ») auprès de la société NANCYCOM, société à responsabilité limitée, au capital de 5 000,00 euros, sise 3 rue Baron Buquet à VILLERS-LES-NANCY (54600) immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de NANCY sous le numéro 805 369 428 (ci-après l’« Organisateur ») qui se déroulera à La Cité des Congrès de Nantes (ci-après le « Centre »).

L’Exposant déclare avoir pris connaissance des présentes CGV. De même, l’Exposant déclare avoir pris connaissance des descriptifs de chacune des options et prestations proposées par l’Organisateur et telles que présentées dans la documentation commerciale de l’Organisateur et sur le site internet dédié au Salon (https://www.salon-citesante.com), notamment dans la rubrique « Exposants ». 

Toute admission au Salon implique l’adhésion totale et entière de l’Exposant aux présentes CGV ainsi qu’à l’ensemble des documents qui y sont visés. 

L’Organisateur se réserve la faculté de modifier les présentes CGV, sans préavis. Toute modification sera portée à la connaissance de l’Exposant. Les modifications résultant d’évolutions de la règlementation et/ou liées à la sécurité des personnes et des biens seront d’application immédiate sans qu’il soit nécessaire de recourir à la signature d’un quelconque document. 

Dans l’hypothèse d’une modification des dates et/ou du Centre accueillant le Salon décidée par l’Organisateur pour quelque raison que ce soit, ou de toute modification des présentes CGV qui ne serait pas d’application immédiate conformément aux dispositions du paragraphe précédent, ce changement sera notifié à l’Exposant. 

Sauf dénonciation de sa demande d’admission opérée par l’Exposant par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’Organisateur dans les quinze (15) jours de ladite notification, les nouvelles dates et/ou le nouveau lieu d’accueil du Salon ou encore la version modifiée des CGV, seront réputés acceptés par l’Exposant.
 
    2.ADMISSION

2.1. Demande d’admission

Toute personne désirant exposer adresse à l’Organisateur une demande d’admission après avoir dûment complété les documents et formulaires correspondants. Cette demande constitue un engagement ferme et irrévocable de payer, en cas d’admission, l’intégralité du prix de la prestation d’organisation et toutes autres prestations complémentaires qui auraient été demandées par l’Exposant ainsi que tous frais annexes.  

Il est précisé qu’au moment de la demande d’admission, l’Exposant peut être amené à opérer un choix de l’emplacement choisi. L’Exposant est informé que les emplacements sont attribués en fonction de la règle du premier arrivé, premier servi. A ce titre, l’Organisateur ne saurait garantir à l’Exposant de manière certaine l’attribution définitive de l’emplacement choisi lors de la demande d’admission ou lors de tout autre échange oral ou écrit.

L’Organisateur examine les demandes d’admission et statue sur celles-ci. L’admission ne devient effective qu’après sa confirmation écrite à l’Exposant (adressée par e-mail ou sur tout autre support durable) et après l’encaissement définitif de l’acompte exigé. Le refus d’admission sera également notifié par écrit.
Il est précisé que tout refus est discrétionnaire et ne saurait donner lieu à l’allocation de quelconque dommages-intérêts au profit de l’Exposant. 

L’Organisateur se réserve le droit de ne pas prendre en compte toute demande d’admission adressée postérieurement à la date limite d’admission telle que découlant des documents de l’Organisateur. De même, l’Organisateur se réserve le droit de ne pas prendre en compte toute demande d’admission émanant d’un Exposant avec lequel un litige antérieur existe. 

Toute demande de prestation complémentaire après l’admission définitive pourra faire l’objet d’une proposition de la part de l’Organisateur et serait soumise à une facturation spécifique.

2.2. Vérification préalable

Toute demande d’admission au Salon est soumise à un examen préalable de l’Organisateur qui se réserve la possibilité de notamment vérifier : 

la solvabilité apparente de l’Exposant ;
la compatibilité de son activité avec le thème du Salon ; 
l’adéquation entre son offre de produits et/ou services et le thème du Salon ;  
la nature du ou des messages que l’Exposant pourrait délivrer sur le Salon ;

L’Organisateur se réserve le droit de rejeter, à titre provisoire ou définitif, toute demande d’admission qui ne satisferait pas aux conditions requises.

2.3. Engagement contractuel 

En cas d’admission et de réception de l’acompte correspondant, l’Organisateur et l’Exposant sont contractuellement engagés l’un à l’autre par un contrat dont le contenu est constitué de la demande d’admission acceptée, des présentes CGV et des documents indiqués à l’article 1 ci-dessus. 

A ce titre, l’Organisateur s’engage à mettre à la disposition de l’Exposant l’emplacement d’exposition ainsi que les prestations complémentaires éventuellement choisies par l’Exposant dans les conditions prévues aux présentes CGV. 

L’Exposant s’engage quant à lui à régler les montants indiqués dans sa demande d’admission aux échéances prévues et à respecter les présentes CGV ainsi que l’ensemble des documents visés à l’article 1 des présentes. L’Exposant ne peut pas annuler sa participation au Salon, y compris en cas de désaccord sur l’attribution définitive d’un emplacement dont les conditions sont précisées à l’article 4.

    3.MODALITES FINANCIERES

3.1. Tarifs

Les tarifs des prestations proposées par l’Organisateur sont exprimés en Euros, HT dans le formulaire d’admission ainsi que sur le site internet https://www.salon-cityhealthcare.com dans la rubrique « Exposants ».

Conformément aux dispositions légales en vigueur applicables aux prestations, les tarifs seront majorés de la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur. 

3.2. Modalités de paiement

Le paiement des prestations proposées par l’Organisateur et les frais associés se fait aux échéances et selon des modalités déterminées par l’Organisateur et communiquées à l’Exposant lors de la confirmation de l’admission au Salon. Chaque échéance donnera lieu à l’émission d’une facture par l’Organisateur que l’Exposant s’engage à payer suivant les dispositions précisées ci-après : 

Versement d’un acompte de 50 % lors de la demande d’admission et des droits d’inscription, payables dans les trente (30) jours calendaires suivant la réception de la facture d’acompte de l’Organisateur, sans possibilité d’escompte pour paiement anticipé.
Paiement du solde du prix payable au plus tard trente (30) jours calendaires suivant la réception de la facture de l’Organisateur, sans possibilité d’escompte pour paiement anticipé. 

Nonobstant ce qui précède, toute demande d’admission intervenant moins de trente (30) jours avant l’ouverture du Salon devra être intégralement réglée par l’Exposant au plus tard 8 (huit) jours après la date de réception de la facture à celui-ci. Ce délai est réduit à deux (2) jours si la demande intervient moins de huit (8) jours avant l’ouverture du Salon et en toute hypothèse le règlement devra parvenir à l’Organisateur au plus tard deux (2) jours ouvrés avant l’ouverture du Salon.

3.3. Moyens de paiement

Sauf disposition contraire prévue au moment de la facturation, les moyens de paiement acceptés par l’Organisateur sont les suivants : (i) chèque bancaire et (ii) virement bancaire 

Les informations bancaires de l’Organisateur sont transmises à l’Exposant dans l’e-mail de confirmation de son admission, ou à défaut, sur la facture. 

3.4. Retards – Défauts de paiement
 
Toute somme due à l’Organisateur et non payée à l’échéance figurant sur les factures, entraîne l’application de plein droit d’intérêts de retard à un taux égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de 10 points de pourcentage qui commenceront à courir le lendemain de la date d’échéance prévue sur la facture ou toute autre terme prévue aux présentes.

Ces intérêts continueront à courir sur toutes les sommes exigibles, nonobstant l’expiration ou la résiliation de la présente convention, et ce pour quelque cause que ce soit.

De plus, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera exigée par l’Organisateur en sus des pénalités de retard mentionnées ci-dessus. Il est précisé que cette indemnité forfaitaire n’est pas limitative du montant des autres frais qui pourraient être engagés par l’Organisateur aux fins de recouvrement de ses factures et qui pourront à ce titre être répercutés à l’Exposant, sur présentation des justificatifs. 

Le défaut de paiement d’une seule facture rendra immédiatement exigibles, outre le paiement des intérêts de retard mentionnés ci-dessus, toutes les factures en cours, même celles non encore échues.

Dans tous les cas, les emplacements d’exposition ne seront mis à la disposition des Exposants qu’après le règlement de la totalité du solde du prix.

    4.ATTRIBUTION DES EMPLACEMENTS D’EXPOSITION

L’Organisateur établit le plan du Salon et attribue les emplacements d’exposition en fonction des dispositions techniques et structurelles du Centre et au fur et à mesure des demandes d’admissions.

L’Organisateur est seul juge de l’implantation générale du Salon comme de l’implantation des espaces d’exposition au sein du Centre.

Il est rappelé aux Exposants que toute participation à une ou plusieurs manifestations antérieures organisées par l’Organisateur ne crée en sa faveur aucun droit préférentiel à un emplacement d’exposition déterminé.

Il est précisé que l’Organisateur fait ses meilleurs efforts pour tenir compte des souhaits exprimés par les Exposants, de la nature des produits et/ou services qu’il présente et de la disposition de l’espace d’exposition qu’il se propose d’installer. A ce titre, compte tenu des contraintes imposées par le placement de l’ensemble des Exposants, l’Organisateur se réserve le droit de modifier les surfaces demandées par l’Exposant dans une limite de 10% et ainsi d’actualiser en conséquence le tarif de la prestation correspondante, sans que l’Exposant ne puisse demander l’annulation de son admission. 

Dans tous les cas, l’emplacement de l’espace d’exposition attribué à un Exposant lui est communiqué au moyen d’un plan et ce, avant l’ouverture du Salon. Il appartient à l’Exposant de s’assurer de la conformité du plan avant l’aménagement de son espace d’exposition et d’effectuer toute réclamation écrite à l’Organisateur dans le délai de sept (7) jours suivant la réception dudit plan. Passé ce délai, l’emplacement d’exposition proposé est considéré comme accepté par l’Exposant. Ces réclamations devront être étayées au moyen d’un dossier exposant précisément les raisons réelles et sérieuses de ces réclamations. L’Organisateur s’efforcera de répondre aux demandes ainsi justifiées de modification d’emplacement d’exposition. 

Enfin, il est rappelé que l’Organisateur ne répondra vis-à-vis de l’Exposant des conséquences qui pourraient découler de l’emplacement définitif qui lui a été attribué. 

    5.DISPOSITION ET AMENAGEMENTS DES EMPLACEMENTS
       D’EXPOSITION

5.1. Disposition des emplacements

Sauf autorisation écrite et préalable de l’Organisateur, un Exposant, dans le cadre de la prestation d’organisation qu’il a acquis, ne peut céder, sous-louer ou partager, à titre onéreux ou gratuit, tout ou partie de l’emplacement ou des services dont il dispose dans l’enceinte du Salon.    

Néanmoins, plusieurs Exposants peuvent être autorisés à réaliser une présentation d’ensemble, à condition que chacun d’eux ait obtenu au préalable l’agrément de l’Organisateur.

Les emplacements doivent rester accessibles et présentables au public durant les jours et horaires d’ouverture au public du Salon, tels que fixés par l’Organisateur. 

5.2. Aménagements des emplacements

Dans le cadre du plan général de sécurité et de décoration du Salon, décidé et imposé par l’Organisateur, tout projet de construction ou installation envisagé par un Exposant sur son emplacement (motifs publicitaires ou décoratifs, enseignes lumineuses, aménagements…) doit être soumis pour autorisation à l’Organisateur, au plus tard quinze (15) jours avant l’ouverture du Salon. Le descriptif complet de l’équipement de l’emplacement est à retrouver dans la documentation technique adressée à chaque Exposant par l’Organisateur au moment de son admission.

L’installation des emplacements d’exposition est conçue selon le plan général établi par l’Organisateur. La décoration particulière des emplacements d’exposition est effectuée par les Exposants et sous leur responsabilité.
L’Organisateur détermine les modalités d’affichage, les conditions d’emploi de tous procédés sonores, lumineux ou audiovisuels, ainsi que les conditions dans lesquelles peuvent être organisées toute opération promotionnelle, animation ou enquête d’opinion dans l’enceinte du Salon.

L’Organisateur se réserve le droit de faire supprimer ou modifier celles des installations qui nuiraient à l’aspect général du Salon ou gêneraient les Exposants voisins ou le public, ou qui ne seraient pas conformes au plan et à la maquette préalablement soumis à son agrément. L’Organisateur peut revenir sur l’autorisation accordée en cas de gêne apportée aux Exposants voisins, à la circulation ou à la tenue du Salon.

La promotion à haute voix et le racolage, de quelque façon qu’ils soient pratiqués, sont formellement interdits. 

Les circulaires, brochures, catalogues, imprimés relatifs aux produits et/ou services des Exposants, ne pourront être distribués par les Exposants que sur leur emplacement d’exposition. Leur distribution dans le Centre et ses abords immédiats, est strictement interdite. 

Il est également interdit de placer des panneaux de réclame ou des enseignes à l’extérieur des emplacements d’exposition en d’autres points que ceux réservés à cet usage. En cas de manquement, l’Organisateur fera enlever aux frais, risques et périls de l’Exposant, et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris des présentes CGV. 

5.3 Garde des matériels 

L’Exposant reste seul gardien et responsable des biens et marchandises exposés, et, plus généralement, de l’ensemble de ses matériels, tout au long du Salon, montage, démontage, manutentions, déplacements et transports inclus, la responsabilité de l’Organisateur ne pouvant donc, en aucune façon, être engagée du fait de ces éléments.

L’Exposant accepte par ailleurs expressément de supporter seul l’intégralité des risques auxquels peuvent être exposés les biens et matériels visés ci-dessus. Il est tenu, dans le respect du Règlement de sécurité, de prendre toutes les mesures susceptibles de les protéger, ces mesures n’incombant en aucune façon à l’Organisateur.

    6.DEROULEMENT DU SALON

6.1. Montage et démontage de l’espace d’exposition

Planning de montage / démontage

Au-delà de la documentation technique, l’Organisateur transmet à l’Exposant un planning de montage/démontage en amont du Salon, que l’Exposant s’engage à respecter sans réserve. 

L’Organisateur établit ce planning et effectue la répartition des créneaux horaires librement, en tenant compte si possible des souhaits exprimés par l’Exposant et de ses propres contraintes techniques. En raison de son rôle de coordination ou d’organisation, l’Organisateur peut être contraint de modifier ce planning et la répartition des créneaux horaires attribués/ou demandés par les Exposants. Cette modification n’autorise cependant pas l’Exposant à ne pas se conformer au planning mis à jour.

Délais

L’Organisateur détermine le planning du montage et de démontage des espaces d’exposition avant l’ouverture du Salon ainsi que les délais de remise en ordre à l’issue du Salon. 

L’Exposant se porte fort que son personnel ou toute autre personne qu’il aurait mandaté, se présentera dans les délais suffisants, avant l’horaire de fin de démontage, afin de permettre la restitution de l’emplacement dans son état initial, dans le délai fixé par l’Organisateur. 

L’Organisateur peut faire procéder, aux frais et aux risques de l’Exposant, aux opérations qui n’ont pas été réalisées par l’Exposant dans les délais fixés et sans pouvoir être tenu responsable des dégradations ou pertes totales ou partielles, ce que l’Exposant accepte sans réserve. En cas de non démontage des aménagements de l’espace d’exposition par l’Exposant dans les délais indiqués, l’Organisateur sera en droit de procéder au démontage sans être tenu de rembourser à l’Exposant la valeur des éventuelles marchandises et des composants présents dans l’espace d’exposition et qui seraient par la suite détruits. 

Par ailleurs, le non-respect par un Exposant de la date limite d’occupation des emplacements autorise l’Organisateur à réclamer le paiement de pénalités de retard et des dommages-intérêts. 

6.2. Autorisations particulières 

Tout aménagement, toute installation de machines ou appareils qui ne peuvent être mis en place ou montés qu’en empruntant l’espace d’exposition d’autres Exposants est fait sur autorisation expresse de l’Organisateur et à la date fixée par lui. 

6.3. Marchandises 

Chaque Exposant pourvoit lui-même au transport et à la réception des marchandises qui lui sont destinées. Il est tenu de se conformer aux instructions de l’Organisateur relatives à la réglementation des entrées et sorties des marchandises, notamment, pour ce qui concerne la circulation des véhicules et des prestataires dans l’enceinte du Centre. Les produits et matériels exposés sur le Salon ne peuvent, sous quelque prétexte que ce soit, en sortir pendant sa durée. 
6.4. Nettoyage 

Le nettoyage de chaque espace d’exposition est effectué dans les conditions et délais indiqués par l’Organisateur aux Exposants. 

6.5. Fluides

Sauf dispositions contraires prévues dans les documents contractuels, les raccordements des espaces d’exposition aux réseaux d’électricité, de téléphone, de distribution d’eau ou d’air comprimé sont faits aux frais des Exposants qui en font la demande dans les délais requis et en fonction des possibilités techniques du Centre.

Toute demande particulière doit être adressée à l’Organisateur.

6.6. Douanes

Il appartient à chaque Exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’Organisateur ne peut être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.

    7.RESTITUTION DES EMPLACEMENTS

Sauf mention contraire, l’emplacement d’exposition, ses aménagements et équipements mis à la disposition de l’Exposant par l’Organisateur sont réputés en bon état. Au moment de la prise de possession de l’espace d’exposition attribué, l’Exposant devra faire constater les dégradations qu’il pourrait constater et qui pourraient éventuellement affecter les espaces mis à disposition. Une réclamation écrite devra être formulée auprès de l’Organisateur au plus tard le jour même de la prise de possession ; passé ce délai, toute réparation à effectuer sera facturée.

Les emplacements devront être restitués à l’Organisateur propres et vide de tout déchet. Les aménagements et équipements fournis dans le cadre de l’aménagement de ce dernier devront être restitués à l’Organisateur en bon état d’usage. 

Toute détérioration, notamment aux locaux et installations du Centre dans lesquels se tient le Salon, causée par un Exposant ou par ses représentants, ses installations, matériels ou marchandises est à la charge de cet Exposant. Au sein des emplacements d’exposition, il est interdit, sous peine d’engager sa responsabilité, d’entailler, d’altérer (modifier, peindre, coller, détériorer) de quelque manière que ce soit, les cloisons ou armatures métallique ainsi que les matériels et équipements fournis par l’Organisateur.

    8.INTERDICTIONS GENERALES

8.1 Produits et services admis

A moins d’y avoir expressément été autorisé par l’Organisateur ultérieurement, l’Exposant ne peut présenter sur son espace d’exposition que les produits et services admis énumérés dans sa demande d’admission.     

A ce titre, l’Exposant déclare et garantit par ailleurs être le titulaire des droits de propriété intellectuelle afférents aux produits ou services présentés sur son espace d’exposition, ou avoir été dûment autorisé par le titulaire de ces droits à présenter lesdits produits ou services sur son espace d’exposition.     

L’Exposant certifie que les produits ou services présentés sont conformes aux normes de sécurité imposées par la règlementation en vigueur et assume l’entière responsabilité des éventuelles défectuosités desdits produits ou services, sans que la responsabilité de l’Organisateur ne puisse être recherchée, de quelle que manière que ce soit. 

8.2. Vente à emporter

Les ventes comportant livraison immédiate et sur place à l’acheteur sont interdites.
 

8.3. Activités illicites

Les produits ou services présentés par les Exposants doivent être en adéquation avec l’ordre public et les lois en vigueur. A ce titre, il est formellement interdit aux Exposants d’exposer des produits illicites ou provenant d’activités illicites. Il est également interdit à toutes personnes non habilitées par la loi de proposer des prestations ou produits relevant d’activités règlementées. 

Les Exposants qui enfreindraient ces dispositions pourront faire l’objet de poursuites sans préjudice des mesures que pourrait prendre l’Organisateur pour faire cesser cette infraction. Les Exposants assument l’entière responsabilité de leurs produits et de leurs actes vis-à-vis des tiers (public, personnel du Centre…), la responsabilité de l’Organisateur ne pouvant, en aucune façon, être engagée de ce fait.

8.4. Vente illicite de titre d’accès 

Le fait d’offrir, de mettre en vente ou d’exposer en vue de la vente ou de la cession ou de fournir les moyens en vue de la vente ou de la cession des titres d’accès au Salon (billets d’entrée, invitations, badges, pass, etc.), de manière habituelle et sans l’autorisation de l’Organisateur, sur le domaine public, dans un lieu privé ou sur Internet, est un délit pénal puni d’une amende de 15 000 euros (30 000 euros en cas de récidive). 

8.5. Carte d’invitation – Badges exposants

Les cartes d’invitation et badges exposants ne peuvent être ni reproduits, ni revendus sous peine de poursuites et sanctions.

A ce titre, l’Organisateur se réserve le droit de neutraliser les cartes d’invitation et badges exposants dont l’utilisation frauduleuse (revente, reproduction, vol...) aurait été portée à sa connaissance. 

    9.ASSURANCE

9.1. Assurance responsabilité civile de l’Organisateur
Une assurance est souscrite par l’Organisateur contre les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile en qualité d’organisateur du Salon. Les Exposants peuvent demander à l’Organisateur de leur transmettre une attestation d’assurance précisant les risques couverts, les limites de garantie ainsi que la période de couverture.
9.2. Assurance responsabilité civile de l’Exposant

Outre l’assurance couvrant les objets exposés et plus généralement tous les éléments mobiles ou autres lui appartenant, l’Exposant est tenu de souscrire, à ses propres frais, soit auprès de son propre assureur, soit auprès de l’assureur agrée par l’Organisateur, toutes assurances couvrant les conséquences pécuniaires des responsabilités pouvant lui incomber en raison des dommages corporels, matériels et immatériels, causés aux tiers, y compris le gestionnaire du Centre et le propriétaire du Centre, du fait de son activité à l’occasion de sa participation au Salon (y compris pendant les périodes de montage et de démontage).

L’Exposant s’engage à fournir à l’Organisateur, à titre de condition d’admission au Salon, l’attestation correspondante de son assureur, en cours de validité, indiquant les garanties souscrites, leur montant et leur durée de validité, A défaut l’Organisateur se réserve le droit de refuser à l’Exposant son admission au Salon sans que cela puisse donner lieu à indemnité. 

    10.RESPECT DE LA REGLEMENTATION SUR LA CONCURRENCE

La distribution de prospectus, de bons et imprimés divers par l’Exposant visant au détournement à son profit des visiteurs du Salon est strictement interdite dans les allées du Salon ainsi que dans l’enceinte du Centre. Seule est autorisée la présence de prospectus, bons et imprimés divers déposés dans l’enceinte de l’espace d’exposition de l’Exposant. 

Tout document remis aux visiteurs sur l’espace d’exposition, tel que carte commerciale, bon de commande…devra comporter l’enseigne ou la raison sociale de l’Exposant figurant dans sa demande d’admission. 

L’Exposant s’interdit expressément, pendant toute la durée du Salon, de se livrer à des actes de concurrence déloyale tels que les enquêtes en dehors de son espace d’exposition et la distribution d’objets promotionnels en dehors de son espace d’exposition, pouvant donner lieu à un détournement à son profit des visiteurs du Salon.